Удаленная работа бухгалтерии и финансового отдела: как организовать безопасность и доступ к базам 24/7

Удаленный и гибридный форматы работы перестали быть временной вынужденной мерой и превратились в общепринятый стандарт для коммерческих предприятий. Все больше руководителей понимают, что держать в офисе бухгалтера, кадровика или финансового аналитика совершенно не обязательно: высококлассные специалисты могут работать из дома или из другого города, что позволяет компании существенно экономить на аренде офисных площадей.

Традиционный подход к удаленной работе заключается в том, что в офисе компании стоит физический сервер с бухгалтерскими базами, а сотрудники подключаются к нему из дома через виртуальную частную сеть (VPN) и терминальный доступ (RDP). На практике эта схема имеет массу уязвимостей и неудобств. Во-первых, домашний интернет сотрудника может быть нестабильным, из-за чего удаленный рабочий стол постоянно зависает или обрывается в момент проведения важного документа. Во-вторых, локальные офисные серверы крайне уязвимы перед перепадами напряжения, отключением интернета в бизнес-центре и атаками вирусов-шифровальщиков. Стоит одному сотруднику открыть зараженное письмо в почте, как вся база данных предприятия зашифровывается, и злоумышленники требуют миллионные выкупы за восстановление финансовой истории компании.

Современное, надежное и экономически эффективное решение — это перенос всей учетной системы в профессиональное облако. При облачном формате базы данных размещаются в специализированных дата-центрах уровня Tier III с многократным резервированием питания, интернет-каналов и систем пожаротушения. Пользователи работают в программе прямо через обычный веб-браузер или тонкий клиент с любого ноутбука, планшета или смартфона. Преимущества облачной бухгалтерии неоспоримы:

• Ежедневное автоматическое резервное копирование (бэкапы) в фоновом режиме: потерять базу данных физически невозможно.
• Отсутствие затрат на покупку дорогих серверов, лицензий на Windows Server и оплату услуг системных администраторов.
• Мгновенное масштабирование: при найме новых сотрудников достаточно просто добавить пользователя в личном кабинете.
• Бесшовные автоматические обновления программ в ночное время без остановки работы бухгалтерии.

Серверные мощности дата-центров защищены от DDoS-атак, а передача данных шифруется по банковским протоколам SSL/TLS, что исключает возможность перехвата коммерческой тайны.

Один из главных страхов руководителя при удаленной работе команды — это потеря контроля. В облачной системе эта проблема решается гибкой настройкой прав доступа и логированием действий. Директор всегда может посмотреть журнал регистрации: кто и когда вошел в систему, какие счета были выставлены, какие документы изменялись или удалялись. Бухгалтеру по первичке можно открыть доступ только к накладным и счетам, закрыв информацию по зарплате руководства и общим финансовым итогам.

Переход на облачную учетную систему дает бизнесу максимальную гибкость. Вы можете уехать в командировку или отпуск, открыв ноутбук в любой точке планеты, где есть интернет, и за секунды получить доступ к актуальным остаткам на складах, банковским выпискам и налоговой отчетности. Ваша бухгалтерия работает стабильно, безопасно и не зависит от физического офиса.

Рекомендуемое решение и помощь в настройке: Облачная бухгалтерия 1С:Fresh (Фреш)